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文書作成日:2017/12/19

労働者名簿、賃金台帳を始めとした人事労務に関する書類の保存期間

 いよいよ今年も残すところあと10日余りとなりました。年末に大掃除を行い、保存している書類の整理を行う企業も多いのではないでしょうか。その際、労働者名簿や賃金台帳、タイムカード等をいつまで保存しておかなければならないのか判断に迷うことがあります。人事労務に関する書類の保存期間は、それぞれ適用される法令により定められていることから、今回はその内容をとり上げましょう。

1.労働基準法に関する書類
 そもそも企業が保存しておかなければならない書類の範囲としては、労働基準法第109条で、「労働者名簿、賃金台帳、雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」とされており、これらについては3年間保存することになっています。
 ここでいう「その他の労働関係に関する重要な書類」とは例えば、出勤簿、タイムカード等の記録、労働基準法に基づく労使協定の協定書や各種許認可書等が該当するとされています。また、この書類には始業・終業時刻等の労働時間の記録に関する書類も含まれ、例えば従業員自らが始業・終業時刻を記入している場合には、その書類や残業申請書等も該当します。誤ってこれらの書類を破棄しないようにしましょう。

2.労働安全衛生法に関する書類
 労働安全衛生法に関する書類としては、健康診断に関する書類とそれ以外の書類の2つに大きく分けることができます。以下では一般健康診断個人票と安全衛生委員会等の議事録について確認しておきます。
 一般健康診断個人票とは雇入時の健康診断や定期健康診断等を実施した際に、会社が作成する書類であり、これについては5年間保存することが義務づけられています。そして、安全委員会や衛生委員会、安全衛生委員会を開催した際に作成する議事録については、3年間の保存が義務づけられています。

3.労働保険・社会保険に関する書類
 労働保険に関する書類としては、例えば、雇用保険の加入手続きを行った際に発行される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用)」、労働保険料を納付する際に作成する「労働保険概算・確定保険料 石綿健康被害救済法一般拠出金申告書」の事業主控等、様々な書類があります。これらは、以下の区分に従って、それぞれ保存期間が定められています。

・雇用保険の被保険者に関する書類  4年間
・その他雇用保険に関する書類  2年間
・労災保険に関する書類  3年間
・労働保険料の徴収・納付に関する書類  3年間

 社会保険(健康保険・厚生年金保険)に関する書類としては、例えば、「健康保険・厚生年金保険資格取得確認および標準報酬決定通知書」があり、厚生年金基金に加入している企業は、基金に係る掛金や標準報酬に関する書類も含まれることになります。これらの書類は、共に2年間保存することになっています。

 上記の内容をまとめると下表のようになります。なお、書類ごとに保存すべき期間を計算する際のスタート(起算日)が異なるため注意が必要です。

 それぞれの書類で保存期間が異なるため、作成したときから破棄することも想定しておくことで、スムーズな整理ができることになります。


※文書作成日時点での法令に基づく内容となっております。

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小林事務所 代表
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社会保険労務士 小林 明

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